Архивы нужны и важны

Без архива нет истории, без истории нет прогресса. Архивы - хранилища человеческого знания и опыта
М. Н. Петровский

История создания архивов связана с историей возникновения письменности. Для сохранения накопленных знаний, передачи их грядущим поколениям, документы складывались в специальные хранилища.

Архив древний и современный

Первые хранилища информации до сих пор находят археологи при раскопках древнейших поселений. Глиняные «листы» рассказывают историю древности.

Греческое понятие «архив» появилось на Руси в десятом веке. Хранение документов осуществлялось в каждом ведомстве. Много информации погибло во время войн и частых пожаров.

В 1712 году вышло постановление о создании и работе сенатского архива в Москве. По примеру Москвы образовывались уездные, ведомственные хранилища информации. Архивариусы нарабатывали методы систематизации, учета и регистрации информации.

Резолюция 1829 года определила рамки ценности хранимых документов и уничтожение бумаг по мере необходимости.

В современной России архивное хранение документов узаконено. Помимо единого государственного архива существуют архивы министерств, ведомств, областей, городов и каждой организации.

Современные технологии применяются и в архивном хранении. Информация дублируется и сохраняется в электронном виде.

Сохранение первоисточников, отражающих все грани истории, задача огромной важности. 

В чем хранить

При передаче документации на архивное хранение все бумаги тщательно подбирают, объединяют по тематике, годам, наименованиям. 

Документы могут лежать на хранении десятилетиями, при этом должны сохранять первоначальный внешний вид. Часть бумаг необходимы для текущей работы, а остальные не понадобятся долгое время. Документы необходимо легко находить и распознавать, при этом избегая порчи и потери информации.

Для таких целей служат архивные папки.  Папки появились в делопроизводстве благодаря немцам в 1886 году. Выбор, разновидности и предназначение необыкновенно широки.

Папки для хранения архивов обязательно выполнены из прочного картона, предохраняющего документы от замятий, повреждений, порчи.  Картон обклеен коленкором или винилом. На обложке и корешке заполняется информация о внутреннем содержании, упрощающая поиск и систематизацию.

Размеры архивной папки позволяют хранить документы от формата листов А0 до А5. Ширина корешка, определяющего объем хранимых документов, от 75 до 150 миллиметров.

Крепежное устройство дает возможность раскрывать папку на сто восемьдесят градусов, облегчающее поиск документа. Есть возможность скопировать лист, не нарушая целостности упаковки.

Размещение на стеллажах и полках архивных папок экономит место и поддерживает аккуратный вид хранилища.

Работа архивариуса

В основе работы архива порядок и системность. Единый порядок устанавливается инструкцией, положением по организации.

Определяют сроки хранения документов. Документация со сроком хранения до десяти лет может хранится в архиве или в структурных подразделениях. По истечению срока уничтожается способом без возможности восстановления с составлением соответствующего акта.

Источники с большими сроками хранения сдаются в архив.

В организации принимается номенклатура используемых документов, облегчающая сортировку, учет и хранение.

И, наконец, архив — это помещение регламентированного доступа. Управление осуществляется одним или группой работников. Для сохранности бумажных носителей поддерживается влажность, температурный и световой режим.

Рутинная, не всегда динамичная работа по сохранности архивных документов, необходима в каждой фирме, компании. Системность, аккуратность, отношение к документам характеризует организацию с выгодной стороны для проверяющих органов, партнеров и клиентов.

Архивные папки

Еще статьи о канцтоварах

Еще о хозтоварах

А тут про бумагу

Немного о расходниках

Посмотрите видео